La clasificación consistirá en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante
agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios
de procedencia y orden original.
Tres son los elementos que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las
acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y los
asuntos o materias sobre las que versan:
• Las acciones. Toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de
unas atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines.
• La estructura orgánica. Cualquier entidad necesita asimismo una organización para conseguir
sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo.
• Los asuntos o materias. Este es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino de
la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea
observar tanto en sus actividades como en su organización.
A la hora de organizar un archivo, se pueden establecer tres tipos de clasificación.
a) La clasificación funcional: las funciones de la entidad que genera o ha generado el
fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los
documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de
acuerdo con las actividades de las que son resultado. Una vez agrupada toda la
documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan
todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma función.
En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta al
establecer clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o
jerarquizado de las mismas.
Podrán establecerse las clases o clasificaciones principales o más amplias sobre la base de las
acciones, las secundarias sobre la base de las funciones, y las clases elementales o series
documentales deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos
resultado de cada actividad.
b) La clasificación orgánica: en este sistema las series se agrupan de acuerdo con las
diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo
sus servicios, secciones, unidades… Los expedientes se agrupan según la actividad de la
que son resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación
orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas
hasta las divisiones más amplias.
c) Clasificación orgánico-funcional: este modelo ha sido trabajado por diversos archivistas en el
ámbito mundial e incluso es el esquema preestablecido para los archivos del orden público
colombiano, como la opción más valida al interactuar conjuntamente con los dos modelos. Su
aplicación en la actualidad es para fondos de archivos abiertos (activos). Este modelo utiliza la
clasificación orgánica para el fondo y la sección, y la clasificación funcional en las series y
subseries documentales .
Clasificación por materias: este tipo de clasificación es el resultado del análisis del contenido
de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan.
Aporte Alumno Manuel Infante Gonzalez
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