Programa de Cero Papel



El programa Cero Papel es promovido por el Ministerio de las Tecnologías y de la Información y las Comunicaciones de Colombia y el Archivo General de la Nación, cuya finalidad es brindar a las entidades, ya sea públicas o privadas una información para que puedan implementar estrategias para obtener una mayor eficiencia y reducir la utilización del papel.


De manera que este programa, para que estas estrategias sean de conocimiento general, ha lanzado unas guías en las que se contempla el modelo de administración electrónica enfocado principalmente para la Administración Pública


Este programa no se propone la eliminación total del uso del papel, esto sería algo muy difícil de alcanzar, pero si se propone la disminución significativa del uso del papel, pues muchas veces se gasta el papel de manera inútil.


El programa contempla cuatro fases: primero está el uso exclusivo de papel, siendo todo el trabajo manual, después, también el uso exclusivo del papel, pero la administración se apoya en aplicaciones de tecnología; tercero, la combinación de papel con documentos digitalizados y electrónicos. Por último, el uso excesivo de documentos electrónicos, cuando ya toda la administración utiliza aplicaciones de tecnología.


Por lo anterior se puede pensar que el proyecto Cero papel no se ve tanto como la eliminación absoluta del uso del papel si no la racional utilización del mismo. Una de las maneras de utilizarlo más eficazmente es, por ejemplo, utilizar las dos caras de una hoja, en lugar de una, como se utiliza generalmente. O por ejemplo para borradores, se impriman de manera que queden dos páginas en una cara (uno de los mayores factores que impulsan el gasto indiscriminado del papel es la impresión constante de borradores), también se propone la corrección de un documento en el computador, antes de imprimir, de esta manera se evita la impresión de un borrador.13


En las guías también se da un apoyo para llevar a cabo un programa como el de Cero papel; se recomienda: seleccionar un líder para la estrategia de Cero papel, conformar un equipo de trabajo, documentar los posibles costos y ahorros, formalizar el compromiso de la entidad con la estrategia de Cero papel, reducir el volumen de impresoras y fotocopias en la entidad, implementar el uso de firmas electrónicas o digitales, implementar la automatización de comienzo a fin de un procedimiento interno libre de riesgos e implementar proyectos de escaneo.


Para la implementación de este programa es importante tener en cuenta varios aspectos, como la clasificación de los documentos electrónicos. Hay dos tipos: el documento electrónico y el documento electrónico de archivo. El primero se refiere a la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos. El segundo es el registro de la información generada y recibida por medios electrónicos que permanece allí durante su ciclo vital, “debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos".


También se hacen unas recomendaciones para los documentos electrónicos según su forma y formato:

Los documentos ofimáticos son documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, entre otros, que son producidos con distintos programas; lo que se propone es convertir los documentos a formatos y lenguaje estable para que no se altere la información.
- Los documentos cartográficos son los que se refieren a mapas y planos. Se propone que estos no estén sujetos a una versión específica de software, es decir, que el documento se pueda abrir en una versión diferente de software al que se produjo.
- Con el correo electrónico se debe tener en cuenta la seguridad y autenticidad del documento; tener segura la fecha y hora en la que se produjo, su procedencia, asegurar que la persona que envía el documento sea quien dice ser, entre otros.
Con los videos, audio e imágenes, hay que guiarse por la normativa nacional para que este tipo de documentos puedan ser preservados
Según la ISO 15489-1, para que un documento electrónico sirva de apoyo en la gestión de las instituciones y como prueba, deben tener como características: su autenticidad y fiabilidad, es decir, que el documento sea enviado por la persona que dice ser y de la manera como debe ser; para garantizar esto, las instituciones mismas deben implantar políticas propias para tal fin. La integridad del documento hace referencia al carácter inalterado del documento electrónico. Y la disponibilidad, es decir, “se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer.