Normatividad

La implantación y el desarrollo del conocimiento archivístico, es un tema trascendental para todo Estado o sociedad; pues, mediante su aplicación, se contribuye al cumplimiento de ciertos derechos constitucionales, como también, a la construcción de la Memoria histórica y el Patrimonio Documental y Cultural de las diversas comunidades. Ahora, para que ello se ejecute de manera correcta y eficaz, resulta necesario hablar de las normativas archivísticas que rigen su implementación y que gravitan constantemente a su alrededor.


La dinámica archivística en Colombia se ha establecido desde hace unos años por su fuerte preponderancia a la normatividad, enfatizada por la importancia investigativa e histórica que plantea la buena administración de los archivos nacionales. El país sudamericano se ha encargado desde el año 2000 de reforzar la práctica archivística a partir de la Ley 594, siendo la promotora de diversos acuerdos, resoluciones, circulares, etc, a lo largo del siglo XXI.


Leyes:


La Ley 594 es la primera norma que establece de forma obligatoria para las entidades nacionales e instituciones privadas que produzcan documentación de carácter público, “las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado”6 . Además, no solo informa una definición de una serie de conceptos, sino que a través de los once títulos que la componen da cuenta de la jurisdicción, la administración, la gestión, la consulta y la investigación de los archivos, entre otros principios.


Cinco años más tarde, el Congreso de la República aprueba la Ley 962 de 2005, la cual permite que los ciudadanos ejerciten una serie de derechos en la consulta de documentación administrativa nacional, “al acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y las Leyes”7 .


El 20 de agosto de 2010 se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística y se dicta el código de ética, definiendo los campos que hacen parte de la función del archivista, los requisitos para ejercerlos y las responsabilidades éticas que amerita a nivel investigativo y social. Es la Ley que establece la práctica profesional de la archivística (obligatoriamente la práctica debe sustentarse en títulos universitarios) a nivel nacional.


En el 2011 se aprueba la Ley 1448 que gira en torno a los archivos sobre violaciones de derechos humanos. Se decreta que la Procuraduría Nacional debe garantizar la conservación de los archivos en todos sus ámbitos, así mismo, debe responder que los archivos cumplan un papel fundamental en la memoria histórica del conflicto armado interno colombiano.


La Ley 1712 de 2014 promueve la transparencia del derecho a la información, regulándolo en el carácter práctico de la seguridad que trae la consulta de los archivos. Esta leypermite que los ciudadanos colombianos tengan acceso a la documentación pública, donde los funcionarios lo hagan por principio de buena fe, no discriminación y facilitación de la información.


Decreto


Cuando se habla de un decreto ley se trata de un acto que ofrece la posibilidad de tener aplicación con fuerza de ley sin que necesite la intervención del congreso, generalmente se da cuando existen necesidades que deben ser ejecutadas con urgencia. Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes. En Colombia los decretos se han enfocado a:


MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO Núm. 32: Por el cual se crea la Comisión Nacional Digital y de Información Estatal. 2013.


PRESIDENCIA REPUBLICA DE COLOMBIA Núm. 4124: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. 2004.


MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO Núm. 3666: Por medio del cual se consagra el Día Nacional de archivos en Colombia. 2004.


PRESIDENCIA REPUBLICA DE COLOMBIA Núm. 2364: Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. 2012.


MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO Núm. 106: Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. 2015.






Acuerdos:


ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO Núm. 47: Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación". 2000.


ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO Núm. ACUERDO 48: Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental". 2000.


ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO Núm. ACUERDO 02: Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. 2004.


ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO Núm. ACUERDO 05: Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.2013.


ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ACUERDO Núm. ACUERDO 004: Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado. 2015.

Funciones de la archivística



Creación
Evaluación (de)
Crecimiento (adquisición)
Clasificación
Conservación (preservación)
Descripción e indexación
Difusión


En la obra colectiva Administración de archivos (2011), redactada por profesionales españoles e iberoamericanos, se estudian las funciones archivísticas agrupadas en dos categorías: funciones del sistema de administración de documentos y funciones de administración del sistema. Se incluyen entre las funciones de administración documental: la identificación; la clasificación; la descripción; la valoración, selección y eliminación, y la captura y transferencia de documentos. Son funciones de administración del sistema: la formación de usuarios; la gestión de recursos; la gestión de accesos y consultas; la elaboración de disposiciones normativas; el manual de buenas prácticas, y la difusión y acción cultural.

Decálogo de la profesión del archivista



Diez reflexiones acerca de la profesión del archivista según la Dr Antonia Heredia Herrera que fueron presentadas en 150 aniversario del Archivo Nacional de Lima.


El referido decálogo dice así
El objeto de la Archivística sigue siendo doble: los documentos de archivo, en papel o electrónicos, y todos los Archivos, como instituciones, con la salvedad del cambio de orden en su enumeración tradicional.
El principio de procedencia permanece y es un error arrinconarlo
El ciclo vital y sus tres edades exigen una revisión
Hay una ruptura del equilibrio entre práctica y teoría: la teoría hoy va por delante y a veces es difícil alcanzarla con la práctica.
Hay una atención preferente a los documentos antes que a los Archivos, de aquí el protagonismo de la gestión documental que llega a arrinconar a la Archivística.
Los contextos, junto a los atributos, juegan un papel muy importante a la hora de la identificación de los documentos
Existe un protagonismo de las funciones y de los procesos que se hace patente a la hora de la valoración, de la clasificación, de la gestión de la calidad y hay una ampliación de sus respectivos objetos
El control de los documentos ha venido a sustituir la obsesión por la posesión, por la propiedad, de aquí la proliferación de instrumentos de control a la hora de la e-gestión documental
Es un hecho la anticipación y adelanto de las funciones archivísticas antes de la producción de los documentos
Y también es evidente que la autonomía ha cedido el paso a la cor-responsabilidad.

Programa de Cero Papel



El programa Cero Papel es promovido por el Ministerio de las Tecnologías y de la Información y las Comunicaciones de Colombia y el Archivo General de la Nación, cuya finalidad es brindar a las entidades, ya sea públicas o privadas una información para que puedan implementar estrategias para obtener una mayor eficiencia y reducir la utilización del papel.


De manera que este programa, para que estas estrategias sean de conocimiento general, ha lanzado unas guías en las que se contempla el modelo de administración electrónica enfocado principalmente para la Administración Pública


Este programa no se propone la eliminación total del uso del papel, esto sería algo muy difícil de alcanzar, pero si se propone la disminución significativa del uso del papel, pues muchas veces se gasta el papel de manera inútil.


El programa contempla cuatro fases: primero está el uso exclusivo de papel, siendo todo el trabajo manual, después, también el uso exclusivo del papel, pero la administración se apoya en aplicaciones de tecnología; tercero, la combinación de papel con documentos digitalizados y electrónicos. Por último, el uso excesivo de documentos electrónicos, cuando ya toda la administración utiliza aplicaciones de tecnología.


Por lo anterior se puede pensar que el proyecto Cero papel no se ve tanto como la eliminación absoluta del uso del papel si no la racional utilización del mismo. Una de las maneras de utilizarlo más eficazmente es, por ejemplo, utilizar las dos caras de una hoja, en lugar de una, como se utiliza generalmente. O por ejemplo para borradores, se impriman de manera que queden dos páginas en una cara (uno de los mayores factores que impulsan el gasto indiscriminado del papel es la impresión constante de borradores), también se propone la corrección de un documento en el computador, antes de imprimir, de esta manera se evita la impresión de un borrador.13


En las guías también se da un apoyo para llevar a cabo un programa como el de Cero papel; se recomienda: seleccionar un líder para la estrategia de Cero papel, conformar un equipo de trabajo, documentar los posibles costos y ahorros, formalizar el compromiso de la entidad con la estrategia de Cero papel, reducir el volumen de impresoras y fotocopias en la entidad, implementar el uso de firmas electrónicas o digitales, implementar la automatización de comienzo a fin de un procedimiento interno libre de riesgos e implementar proyectos de escaneo.


Para la implementación de este programa es importante tener en cuenta varios aspectos, como la clasificación de los documentos electrónicos. Hay dos tipos: el documento electrónico y el documento electrónico de archivo. El primero se refiere a la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos. El segundo es el registro de la información generada y recibida por medios electrónicos que permanece allí durante su ciclo vital, “debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos".


También se hacen unas recomendaciones para los documentos electrónicos según su forma y formato:

Los documentos ofimáticos son documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, entre otros, que son producidos con distintos programas; lo que se propone es convertir los documentos a formatos y lenguaje estable para que no se altere la información.
- Los documentos cartográficos son los que se refieren a mapas y planos. Se propone que estos no estén sujetos a una versión específica de software, es decir, que el documento se pueda abrir en una versión diferente de software al que se produjo.
- Con el correo electrónico se debe tener en cuenta la seguridad y autenticidad del documento; tener segura la fecha y hora en la que se produjo, su procedencia, asegurar que la persona que envía el documento sea quien dice ser, entre otros.
Con los videos, audio e imágenes, hay que guiarse por la normativa nacional para que este tipo de documentos puedan ser preservados
Según la ISO 15489-1, para que un documento electrónico sirva de apoyo en la gestión de las instituciones y como prueba, deben tener como características: su autenticidad y fiabilidad, es decir, que el documento sea enviado por la persona que dice ser y de la manera como debe ser; para garantizar esto, las instituciones mismas deben implantar políticas propias para tal fin. La integridad del documento hace referencia al carácter inalterado del documento electrónico. Y la disponibilidad, es decir, “se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer.